Бухгалтерский аутсорсинг или наемный бухгалтер

Каждый предприниматель, практически с первых шагов в бизнесе, сталкивается с необходимостью определиться: нужен ли мне бухгалтер?

Для индивидуального предпринимателя, применяющего УСН (упрощенную систему налогообложения) и не имеющего наемных работников, ответ будет, скорее всего, однозначным – не нужен. А вот тем, у кого есть сотрудники в штате или на договорах, уже стоит задуматься о ведении бухгалтерии всерьез. Расчет зарплаты и налогов, больничных и отпусков - дело, хоть и не высшей сложности, но требует специальных знаний и постоянного внимания. И тут уже без человека в нарукавниках не обойтись. Чем больше развивается бизнес, тем сложнее становится его финансовое сопровождение, и в этом случае один бухгалтер может и не справиться - надо и зарплату считать, и координировать поступление платежей от покупателей и оплату поставщикам, и налоги считать, и сдавать отчетность в налоговую. А ведь надо еще законодательство отслеживать, чтобы, не дай бог, чего-нибудь не нарушить. Так что от правильного выбора бухгалтера зависит очень многое.

Казалось бы, в наше время найти бухгалтера легко. Всевозможные вузы выпустили миллионы экономистов и специалистов по бухучету. Но проблема здесь в том, что молодые специалисты еще не имеют практики и вряд ли предпринимателям понравится платить за их обучение и возможные ошибки из своих доходов. А опытные специалисты стоят дорого.

В последние годы в России получило широкое распространение привлечение специализированных компаний для постановки и ведения бухгалтерского учета. Такая практика широко распространена в развитых странах. На западе такие услуги называются «аутсорсинг» (от англ. Outsourcing – outside resource using - использование внешних источников).

В российском законодательстве впрямую термин «аутсорсинг» отсутствует, но федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет организациям и предпринимателям передавать ведение бухгалтерского учета специализированным организациям. Аутсорсинг используют не только для целей бухгалтерского учета, но и для переводческих, транспортных, юридических услуг, услуг по уборке офиса и обеспечению безопасности, поддержки функционирования компьютерной сети и т.п.

Принципиального отличия договора аутсорсинга от обычного договора оказания услуг нет. Единственное различие, которое можно признать существенным – долгосрочный характер. Если говорить о бухгалтерии, то аутсорсинг – это не разовая единовременная услуга, скажем, по постановке бухгалтерского учета, а долговременное сотрудничество в области финансов. Формы такого сотрудничества могут быть самые разные - от формирования нулевой отчетности до ежедневного ведения всех бухгалтерских книг и взаимодействия с фондами и налоговыми органами. И используют аутсорсинг как индивидуальные предприниматели, не желающие тратить свое драгоценное время на общение с налоговыми органами, так и крупные компании, прекрасно понимающие все выгоды такого сотрудничества.

Так в чем же плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга? Начнем, как водится, с минусов. Основных минусов два.

Первый и самый критичный – это риск раскрытия конфиденциальной информации посторонним лицам. Многим руководителям бухгалтер, работающий в штате компании, в этом смысле представляется более надежным вариантом. На самом деле, ситуация, когда штатный бухгалтер меняется каждые полгода, вполне стандартная. И в этом случае специализированная компания, оказывающая услуги аутсорсинга на протяжении длительного срока, вполне может оказаться значительно более надежным партнером.
Второй минус – недостаток контроля и нехватка информации. То, что консультанты и бухгалтера, работающие на аутсорсинге, не сидят постоянно в вашем офисе, может вызывать некоторые неудобства. Понятное дело, штатный бухгалтер всегда под рукой, в любой момент можно получить нужную информацию, консультацию, документацию. Кроме того, в этом постоянном присутствии есть и другие плюсы: человек в штате лучше знает текущие каждодневные процессы, это позволит ему вовремя узреть какие-то ошибки, неточности, промахи при составлении отчетности или принятии финансовых решений. Аутсорсеры обычно занимаются только документами и могут пропустить важную информацию мимо ушей.

Плюсов же у бухгалтерского сервиса по сравнению с наемным бухгалтером значительно больше и они гораздо более материальны. Итак, перечислим основные преимущества бухгалтерского аутсорсинга:

Первый плюс – как это ни странно, но один из основных плюсов – это цена. Обычно стоимость услуг специализированной бухгалтерской компании начинается с весьма скромной суммы, существенно ниже зарплаты штатного бухгалтера. Даже самого низкооплачиваемого, с невысокими запросами.
Второй несомненный плюс – профессионализм. Квалифицированного бухгалтера найти весьма непросто. Обычно крепкие профессионалы без работы не сидят, а на объявления о вакансии откликаются либо тетеньки пенсионного возраста, весьма далекие от финансовых знаний, либо молодые свежеиспеченные специалисты, которые все знают, но только теоретически. Вряд ли кто-то будет счастлив предоставить свою компанию в качестве полигона, на котором начинающий бухгалтер будет учиться методом проб и ошибок. У компании, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета, с этим все в порядке: здесь работают профессионалы, имеющие опыт обслуживания целого ряда компаний с самыми разными условиями хозяйственной деятельности.
Третий плюс – оперативность получения информации, необходимой для правильного ведения бухучета. Штатному бухгалтеру необходимо поддерживать свою профпригодность, а это значит, минимум раз в год, посещать курсы повышения квалификации, которые стоят немалых денег. Этот минимум знаний отнюдь не страхует вас от ошибок бухгалтера или от его неумелых действий, которые могут привести к потере прибыли вашего бизнеса. В компании - аутсорсере благодаря распределению обязанностей ведется постоянный мониторинг законодательства, люди повышают свою квалификацию постоянно, а не раз в год. Поэтому можно быть уверенным, что в финансовом плане все будет сделано с максимальной выгодой для заказчика - выбор системы налогообложения, использование льгот, своевременная реакция на изменения законодательства и т.д.
Четвертый плюс – немаловажный фактор: экономия места в офисе, не нужно оборудовать рабочее место компьютером, приобретать специальные бухгалтерские компьютерные и правовые системы, платить за их поддержание и обслуживание. Не нужно занимать место архивом с папками и бумагами.
Пятый плюс – человек в штате – это отпуска, декреты, больничные, отгулы - сплошная головная боль. А текучка кадров? Только взял нового бухгалтера, а она - раз и уходит в декрет. С компанией, ведущей ваш бухучет, этого не случится: все эти неприятные моменты они будут решаться сами, вас это касаться не будет.
Шестой плюс это конечно ответственность. Часто в малом бизнесе главбухи меняются как перчатки. Поэтому когда приходит очередная налоговая проверка и обнаруживает ошибки ведения бухучета или недоплаченные налоги, спросить уже не с кого: иных уж нет, а те далече…И разбираться, и расплачиваться придется самому. Компании, предлагающие услуги бухгалтерского аутсорсинга, включают в договор пункт о несении ответственности за подготовленные ими документы и произведенные действия даже после истечения срока договора. Важный момент при заключении договора – ознакомление со страховкой компании, ведь в случае каких-либо разногласий, именно от размера страховой суммы и размера франшизы будет зависеть порядок и размер возмещения ущерба заказчику.

Даже несмотря на наличие стольких преимуществ, невозможно однозначно сказать, что бухгалтерский аутсорсинг даст сто очков форы бухгалтеру в штате. Каждый конкретный случай необходимо рассматривать отдельно. Кому-то услуги аутсорсинга подойдут, а кто-то не захочет отказываться от любимого бухгалтера. Возможны и смешанные варианты, когда специализированной компании передается только часть функций бухгалтерии. Например, расчет заработной платы. Или налоговый учет и отчетность. Иногда на аутсорсинг передают отдельные процессы: проведение инвентаризации, возврат экспортного НДС, сопровождение налоговых проверок и т.п.